Tietosuojaseloste

Päivitetty 5.7.2022

SNAPIN Social Media Agency Oy:n tietosuojaperiaatteet:

SNAPIN Social Media Agency Oy asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
SNAPIN Social Media Agency Oy henkilöstö ja työnhakijat

Arvostamme yksityisyyttäsi

Käsittelemme rekisterinpitäjänä erityisesti asiakasyritystemme yhteys- ja muiden projektihenkilöiden yhteystietoja sekä henkilöstömme henkilötietoja. Samoin teemme potentiaalisten asiakkaiden, työnhakijoiden ja yhteistyökumppaneiden osalta. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköposti, henkilötunnus ja valokuva.

SNAPIN Social Media Agency Oy käsittelee asiakkaisiinsa, potentiaalisiin asiakkaisiinsa, sekä henkilöstöönsä, työnhakijoihin ja muihin yhteistyökumppaneihin liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa ja ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät aina tältä sivulta.

Markkinointipalvelujen tarjoajana toimimme usein myös henkilötietojen käsittelijän roolissa rekisterinpitäjinä toimiville yritys- ja organisaatioasiakkaillemme. Näiden osalta henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu asiakkaamme tietosuojaselosteissa tai -lausekkeissa. Asiakkaamme henkilötietojen käsittely perustuu aina meidän ja asiakasorganisaation väliseen sopimukseen.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä SNAPIN Social Media Agency Oy (jäljempänä myös “SNAPIN” tai “me”):

SNAPIN Social Media Agency Oy

Y-tunnus: 3115205-8
Snellmaninkatu 19-21 C 16, 00170 Helsinki
www.snapin.fi

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Toni Tele
toni@snapin.fi

Mitä tarkoituksia varten SNAPIN kerää henkilötietoja ja millä perustein?

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme asiakkaita ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että meillä on aina lainmukainen käsittelyperuste olemassa henkilötietojen tallentamiselle ja käsittelemiselle. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Markkinointipalvelujen tarjoaminen ja toimittaminen

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja markkinointipalvelusopimuksiin liittyvien sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja erityisesti projektien toteutusta, laskutusta, perintää ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Näiden toimien osalta henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Toteutamme digitaalista markkinointia eri kanavissa, sähköpostimarkkinointia sekä kohdennettuja markkinointisisältöjä ja sosiaalisen median mainontaa potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille ja etsimme uusia mahdollisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin sekä markkinointiin liittyvien viestien ja sisältöjen kohdentamiseen. Markkinointi saattaa perustua automaatioon ja automaattisesti luotuihin asiakasprofiileihin sosiaalisen median mainoskampanoissa, hakukonemarkkinoinnissa ja verkkosivustomme sisällöissä. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi. On myös mahdollista, että suoramarkkinointi perustuu joltain osin suostumukseen (esim. uutiskirjeiden tilaaminen).

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käsittelemme henkilötietoja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).

Henkilöstöhallinnolliset tehtävät

Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, projektien ja ajankäytön seuraamiseen, palkanmaksuun, verotukseen ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen. Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän antama suostumus.

Rekrytointi ja työnhakijat

Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimuksen valmistelemiseksi tai työntekijäehdokkaan suostumuksen perusteella. Suostumuksen perusteella käsittelemme pääsiassa työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja SNAPIN kerää ja mistä lähteistä tietoa saadaan?

Keräämme ja käsittelemme asiakkaidemme yhteys- ja projektihenkilöihin, henkilöstöömme ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja seuraavasti:

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Uusien potentiaalisten asiakkaiden osalta keräämme myös ns. prospektitietoja lähinnä LinkedInistä ja yritysten verkkosivuilta. Potentiaalisten asiakkaiden osalta merkittävä lähde henkilötiedoille on kotisivumme ja sillä olevat lomakkeet. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics palvelun avulla.

Keräämme asiakkaisiin liittyen erityisesti seuraavia henkilötietoja:

Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Titteli
Osoitetiedot
Puhelinnumero
Työnantajayritys, sen yhteys- ja muut tiedot
Sähköpostikirjeenvaihto

Henkilöstö

Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen seuraavia tietoja:

Nimi
Verotuksen pidättämistä varten tarvittavat tiedot
Henkilötunnus
Palkka ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot
Yhteystiedot
Työsopimus / yhteistyösopimus

Työnhakijat

Työnhakijoihin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijöiden osalta työnhakijoilta itseltään ja suostumuksellaan muista lähteistä (kuten LinkedIn ja mahdolliset suosittelijat)

Työnhakijoiden osalta saatamme käsitellä erityisesti seuraavia henkilötietoja:

Nimi ja perusyhteystiedot
Koulutus, kokemus, osaaminen ja työhistoria
Hakemus ja ansioluettelo
Suosittelijat ja referenssit (suostumuksella)

Ketkä käsittelevät SNAPINilla henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Henkilötietoja käsittelee SNAPIN henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä ja moni henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytettävä järjestelmä on pilvipohjainen palvelu. Suurin osa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa.

Käytämme henkilötietojen käsittelyn alihankkijoita ja palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa: tietojen pilvitallennus, markkinoinnin automaatio ja CRM, taloushallinto ja palkanlaskenta, kotisivujen ylläpito ja kävijöiden seuranta, verkkopalvelujen analytiikka, sähköpostimarkkinointi ja projektinhallinta. Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Siirtääkö SNAPIN henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina ovat (1) tietojen siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kuinka kauan SNAPIN säilyttää henkilötietoja?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä SNAPINilla ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy tai kun tieto on vanhentunutta tai virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat).

Miten SNAPIN säilyttää ja suojaa henkilötietoja?

Henkilötietoja säilytetään lähes ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Valitsemme tietojen tallennukseen ja käsittelyyn hyvämaineisia palveluntarjoajia. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin.

Käytetäänkö SNAPIN.fi verkkosivustolla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Henkilötietojen käsittelyn suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ottamalla yhteyttä yritykseemme yllä olevia yhteystietoja hyödyntäen.

Pääsy tietoihin ja tietojen tarkastuspyynnöt

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Tarkastuspyynnön voit tehdä alla mainitulle Tietosuojasta vastaavalle henkilöllemme.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muutoin puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin ottamalla yhteyttä yritykseemme alla olevia yhteystietoja hyödyntäen.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä ottamalla yhteyttä yritykseemme alla olevia yhteystietoja hyödyntäen.